Vertragsmanagement

Software für die übersichtliche Verwaltung von Verträgen und den Aufbau eines Vertragsregisters

Überblick

• Übersichtliches Erfassen aller existierenden Verträge und Vertragsprozesse innerhalb einer Verwaltung

• Optimaler Überblick über alle Vertragsoptionen, Fristen, Fälligkeiten

• Aufbau eines zentralen Vertragsregisters als Grundlage für die Erstellung des doppischen Jahresabschlusses sowie die Haushalts- und Liquiditätsplanung

• Ganzheitliche Auswertung aller Verträge dient dem Erkennen von Einsparpotenzialen

Vertragsmanagement

In einer Verwaltung existieren eine Vielzahl an Verträgen. Mietverträge, Reinigungsverträge, Wartungsverträge oder Versicherungsverträge sind dabei nur ein kleiner Teil derer, die in den Akten der Verwaltungen schlummern. Lagern die Verträge auch noch in verschiedenen Abteilungen, dann ist die Übersicht über alle Vertragsverhältnisse zusätzlich erschwert. Doch für zahlreiche Vorgänge ist eine schnelle Übersicht über Verträge notwendig, so beispielsweise für bilanzrechtliche Sachverhalte, den Jahresabschluss oder auch die Liquiditätsplanung. Daher stellt ein übersichtliches Vertragsmanagement für nahezu alle Verwaltungen eine enorme Arbeitserleichterung dar. ARCHIKART bietet in diesem Gebiet eine Software, die rundum benutzerfreundlich ist und sogar eine revisionssichere Ablage bietet.

Zentrales Vertragsregister

Grundlage eines zentralen Vertragsmanagements bildet das Vertragsregister. Darin werden alle Verträge zentral und verwaltungsübergreifend erfasst. Somit hat die Verwaltung einen optimalen Überblick über alle Verträge, in denen sie sowohl Leistungsempfänger als auch Leistungsgeber ist. Großer Vorteil ist: Die erfassten Verträge können direkt mit den Bestandskatastern in Beziehung gesetzt werden. Somit ist für den einzelnen Anwender unter Berücksichtigung des jeweiligen Rechtekonzeptes sofort ersichtlich, welche Vertragsbeziehungen an den jeweiligen Objekten bestehen. Beispielsweise sind am Gebäude sofort die entsprechenden Wartungs-, Versicherungs- und Reinigungsverträge zu sehen.

Zentrale Datenhaltung

Die Vorteile der zentralen Datenhaltung liegen auf der Hand: Änderungen und Anpassungen müssen nur einmal vorgenommen werden und stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung. Somit arbeiten alle auf dem aktuellsten Stand. Außerdem unterstützt das ARCHIKART Vertragsmanagement bei zahlreichen Arbeitsabläufen und bei der Fristenüberwachung. Durch die ganzheitliche Auswertung aller Verträge erkennt der Nutzer schnell, wo beispielsweise durch Vertragszusammenfassungen bessere Konditionen verhandelbar sind und damit Einsparpotenziale entstehen. Komfortable Suchmöglichkeiten und ein integriertes Reporting runden die Benutzerfreundlichkeit der Software ab.

Das sagen unsere Anwender:


„Ich finde an ARCHIKART die vielen Auswertungsmöglichkeiten in den Vertragsdaten gut. Werden diese Möglichkeiten nicht genutzt, wird viel verschenkt. Ich will Verträge steuern, Kostenentwicklungen verfolgen, ein Steuerungsinstrument für das Controlling in die Hand bekommen. Das alles kann ARCHIKART!“

Sabine Fladrich, Controlling, Landkreis Elbe-Elster, Brandenburg

„Seit 9 Jahren verwalten wir unsere Pachtverträge für die Windparkplanung mit Hilfe der ARCHIKART 4 Anwendungen Personen-, Flurstücks- und Vertragsverwaltung. Einfache Bedienung und übersichtliche Detailansichten der erfassten Daten erleichterten die Einarbeitung. Dank des flexiblen Softwareaufbaus gelang es dem ARCHIKART Team zudem, unsere windparkspezifischen Belange in ARCHIKART 4 umzusetzen. Um jederzeit die Übersicht über alle Verträge zu behalten, bedarf es einer übersichtlichen Software mit Auswertungsfunktionen. Dies gelingt mit ARCHIKART optimal, auch dank der Termin- und Aufgabenverwaltung in den einzelnen Anwendungen.“

Claudia Schilling, Geschäftsführerin einer Windparkplanungsgesellschaft

„Im Rahmen des Facility Managements bearbeiten und überwachen wir seit 2013 sämtliche Wartungs-, Pacht- und andere Verträge in ARCHIKART. Einfache Handhabe, logisch aufgebautes Design und allgemeine Nachvollziehbarkeit zeichnen die Software aus. Ich arbeite täglich mit ARCHIKART, wobei das Vertragsmanagement meine Arbeit enorm erleichtert. Datensätze verschiedenster Verträge lassen sich problemlos einpflegen sowie bei Bedarf schnell und ergebnisorientiert nach Laufzeiten, Finanzaufwendungen und Kontaktdaten filtern oder auswerten. Mit Hilfe des Themenbrowsers können Mitarbeiter übersichtlich und optisch ansprechend auf die zum jeweiligen Flurstück eingepflegten Informationen zugreifen.“

Mathias Faulhaber, Grundstücksverwaltung, Stadt Schifferstadt, Rheinland-Pfalz



Warum ARCHIKART die richtige Software für Sie ist:

• moderne und effiziente Softwarelösung mit mobiler Komponente

• über 25 Jahre Erfahrung im Bereich liegenschaftsbezogener Softwarelösung

• kommunale und kirchliche Referenzkunden deutschlandweit

• direkter Support, fachliche Beratung und Kundenhotline

• umfangreiches Workshopangebot für die optimale Anwendung

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