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Scannen statt schreiben: Inventur mit App (2/2018)

Die detaillierte Aufnahme von beweglichen Inventaren kostet nach wie vor viel Zeit und manchmal auch Nerven. Denn oftmals werden bei der jähr­lichen Inventur immer noch endlose, unhandliche Listen ausgedruckt und möglicherweise anschließend wieder zurückübertragen. Dies ist nicht nur aufwendig, sondern meistens auch fehleranfällig. Das muss nicht sein, wenn auf entsprechende Hilfsmittel zurückgegriffen wird.

 

Praktische Ergänzung zur Inventarverwaltung von ARCHIKART ist die App Mobil Inventar. Damit haben Stift und Zettel ausgedient und die körperliche Inventur ist im Handumdrehen erledigt. Scannen statt schreiben heißt hier die Devise. Benötigt werden dafür lediglich ein handelsübliches Tablet oder Smartphone mit einem Android Betriebssystem, ein Barcodescanner sowie die Inventar-Mobil-App von ARCHIKART. Geklebte Etiketten können so gescannt und das Inventar als gesichtet gekennzeichnet werden. Sollte eine Bewegung des Inventars erfolgt sein, wird dies vom System erkannt und gegebenenfalls die Umsetzung des Inventars an den neuen Standort vollzogen. So entsteht automatisch eine Standorthistorie.

Großer Vorteil bietet hierbei die Zeitersparnis, da aufwendige Vor- oder Nacharbeiten wie das Zusammenstellen von Listen, das Zählen, Suchen und Aufschreiben vor Ort sowie die Rückübertragung der Ergebnisse automatisch erfolgen. Durch die Übertragung mehrerer Gebäude samt Inventar auf das mobile Gerät werden sogar Standortwechsel über verschiedene Gebäude hinweg erkannt. Bei der Rückübertragung zu ARCHIKART per USB-Schnittstelle erfolgen die Änderungen im System. Inventurdatum und Durchführender werden als Nachweis gesetzt. Ausführliche Protokolle runden die Inventur ab. Abschließend ist das Drucken und Ablegen von unterzeichneten Bestandslisten möglich.

Letztendlich wird die jährliche Inventur zum Kinderspiel, wenn die entsprechenden Voraussetzungen gegeben sind. Zum einen erleichtert die mobile Inventarverwaltung dem Bearbeiter die Aufgabe, zum anderen erfolgt eine Optimierung des gesamten Inventurprozesses.

Großer Vorteil bietet hierbei die Zeitersparnis, da aufwendige Vor- oder Nacharbeiten wie das Zusammenstellen von Listen, das Zählen, Suchen und Aufschreiben vor Ort sowie die Rückübertragung der Ergebnisse automatisch erfolgen. Durch die Übertragung mehrerer Gebäude samt Inventar auf das mobile Gerät werden sogar Standortwechsel über verschiedene Gebäude hinweg erkannt. Bei der Rückübertragung zu ARCHIKART per USB-Schnittstelle erfolgen die Änderungen im System. Inventurdatum und Durchführender werden als Nachweis gesetzt. Ausführliche Protokolle runden die Inventur ab. Abschließend ist das Drucken und Ablegen von unterzeichneten Bestandslisten möglich.

Letztendlich wird die jährliche Inventur zum Kinderspiel, wenn die entsprechenden Voraussetzungen gegeben sind. Zum einen erleichtert die mobile Inventarverwaltung dem Bearbeiter die Aufgabe, zum anderen erfolgt eine Optimierung des gesamten Inventurprozesses.

 

Sandy Engel, Kundensupport
Tel.: 03574 / 46 55 32
E-Mail: sen[at]archikart.de
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