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Vom Antrag zur Genehmigung – ein durchgängiger Prozess (1/2018)

Reibungslose Prozesse sind ausschlaggebend für eine effiziente Verwaltung, motivierte Mitarbeiter und vor allem für zufriedene Bürger. Doch das Bild von riesigen „Aktenbergen“ hat sich in vielen Köpfen eingebrannt. Wer soll in dieser Flut von Papieren noch den Überblick behalten? Die ARCHIKART Antragsbearbeitung mit integriertem Workflow- und Dokumentenmanagementsystem hilft hier weiter.

Foto: © Bacho Foto, Fotolia.com

Aber was bedeutet eigentlich Workflow? Dabei handelt es sich um einzelne definierte Arbeitsschritte, die zur Erledigung einer Arbeitsaufgabe wie einem Antrag erforderlich sind. Diese können im einfachsten Falle „Schritt für Schritt“ abgearbeitet werden oder aber sie sind über diverse Bedingungen miteinander verknüpft. Zum Beispiel: Ab einem bestimmten Antragsvolumen sind zusätzliche Entscheidungen zu treffen oder andere Stellen zuständig. Oder: Eine Aufgabe darf nur als erledigt gekennzeichnet werden, wenn alle erforderlichen Unterlagen eingereicht sind. Letztendlich geht es „nur“ um die Fragestellung : WER hat WAS bis WANN zu erledigen und an WEN zu übergeben?

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Automatisierte Prozesssteuerung
  • Angepasste Darstellung der Antragsdaten zur Aufgabenabwicklung inklusive erforderlicher Textvorlagen
  • Vertreterregelung
  • Eskalationsmanagement
  • E-Mail-Benachrichtigung zu definierten Ereignissen
  • Aufgabenübersicht
  • Transparenter Bearbeitungsstand
  • Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem (z.B. WINYARD DMS®)

Die Definition der einzelnen Ablaufschritte erfolgt pro Verfahren und Verfahrensart. Darin enthalten sind die für die Abarbeitung notwendigen Datenpakete und Textformulare. Sobald ein Verfahren angelegt wird, startet der definierte Workflow. Automatisiert werden Aufgaben an zugehörige Stellen oder Mitarbeiter verteilt. Damit wird das Übergeben von Akten und Schreiben von E-Mails fast überflüssig. Alle Antragsdaten einschließlich der Dokumente sind am Verfahren sichtbar und stehen dem zuständigen Sachbearbeiter zur Verfügung. Sobald der Mitarbeiter seine Aufgabe als erledigt kennzeichnet, generiert ARCHIKART automatisch die nächste Aufgabe für die zuständigen Stellen. Sofern definiert, werden vorgegebene Fristen überwacht. Eine entsprechende Übersicht und ein Eskalationsmanagement sorgen dafür, dass keine Aufgaben mehr übersehen werden.

Zusätzlich zur Übersicht in ARCHIKART kann auch eine tägliche Aufgabenübersicht automatisch per E-Mail versendet werden. So geht nichts mehr verloren.

Und im Falle einer Krankheit? Mit der in ­ARCHIKART integrierten Vertreter-Regelung werden alle anhängigen Aufgaben automatisch an den jeweiligen Vertreter weitergeleitet. Der aktuelle Bearbeitungsstand wird übersichtlich am Verfahren dargestellt. Somit kann auch jeder andere berechtigte Mitarbeiter jeder­zeit zum aktuellen Ablaufstand Auskunft geben. Wenn gewünscht, können bestimmte Personen auch per E-Mail über den Wechsel der Zuständigkeit oder bei Erledigung des Verfahrens informiert werden.

Die Administration des Workflows orientiert sich an bekannten Darstellungsformen. In einem grafischen Modell werden die einzelnen Arbeitsschritte definiert und miteinander verbunden. Aufsplittungen, Schleifen sowie Und-Oder-Verknüpfungen stehen für komplexere Abläufe zur Verfügung. Mittels XPDL-Schnittstelle ist es möglich, extern definierte Prozesse in ARCHIKART zu importieren und mit den ARCHIKART Konfigurationen zu untersetzen.

Stefanie Horn, Leiterin Vertrieb
Tel.: 03574/ 46 55 42
E-Mail: sho[at]archikart.de

 

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