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Vertragsregister - So gewinnen Verwaltungen den Überblick (3/2017)

 

Die Einführung eines zentralen Vertragsregisters ermöglicht es, den Überblick über die Vielzahl von Verträgen, die in einer Verwaltung existieren, zu erlangen und zu behalten. Denn wie oft werden Zuständigkeiten und Bearbeiter gewechselt, Objekte veräußert oder ausgetauscht und die zugehörigen Verträge geraten dabei aus dem Auge. So ist es schnell passiert, dass noch gezahlt werden muss, obwohl der Vertrag längst gekündigt sein könnte.

Ein zentrales Vertragsregister schafft hier Abhilfe. Durch die standardisierte Erfassung von Verträgen in der Software ARCHIKART wird zum einen dem zunehmenden internen Informationsbedarf Rechnung getragen. Zum andern ist auch der Einblick für den externen Rechnungsprüfer schnell und unkompliziert möglich. Alle erfassten Daten sind gemäß der in der Nutzerverwaltung hinterlegten Rechte für andere einsehbar.

Besonders auch für das Controlling bietet ein Vertragsregister viele Vorteile. Denn die Verpflichtung für Kommunen alle geleisteten Zahlungen aus Verträgen, die über den Jahreswechsel hinausgehen, zu registrieren ist bekannt; die Risikobewertung dagegen weniger. Dabei können mit jeder Vertragsunterzeichnung Risiken verbunden sein. Beispielsweise kann der abgeschlossene aber schon erfüllte Vertrag unwirksam oder der Vertragspartner zahlungsunfähig sein.

 

Deshalb ist die regelmäßige Bewertung von der Eintrittswahrscheinlichkeit und erwarteten Schadensauswirkung wichtig. Außerdem kann in der Software ARCHIKART die Umsatz­besteuerung für die durch die Neuregelungen vom Bundesministerium für Finanzen betroffenen Verträge abgebildet werden. So kann bei haushalts- oder bilanzrelevanten Auswirkungen frühzeitig gehandelt werden. Die mitgelieferten Standardauswertungen helfen, schnell aussagefähig zu sein ohne die Papierakten durchblättern zu müssen. Schnittstellen zum HKR-System der Verwaltung ermöglichen die Verknüpfung zur Buchhaltung und verhindern so doppelte Eingaben.

Wird die Software außerdem als Werkzeug bei der Abarbeitung und Dokumentation der Abläufe eingesetzt, bietet sie mehr als nur ein Register für Verträge. Denn ARCHIKART unterstützt die Anwender bei den täglichen Aufgaben indem der Verantwortliche an Fristen erinnert wird. Diese Workflow-Komponente ermöglicht es außerdem, Textdokumente zu erzeugen, die automatisch im Postausgang hinterlegt werden.

Entscheidet sich eine Verwaltung für die Einführung eines verwaltungsübergreifenden Vertragsregisters mit ARCHIKART, hat sich nach langjähriger Erfahrung zunächst ein Beratungsgespräch bewährt. Hier werden nicht nur die für die Einrichtung spezifischen Vertragsarten abgestimmt, sondern auch die individuelle Konfiguration der einzelnen Fachbereiche. Diese Vertragsarten und deren Einstellungen werden anschließend in der Software hinterlegt. Auch die Nutzer der ARCHIKART 3 Version können das Vertragsregister nutzen! Denn die Installation der Version 4 erfolgt parallel. In Vor-Ort-Schulungen werden alle Mitarbeiter, die in ARCHIKART Verträge erfassen und auswerten sollen, fachgerecht eingewiesen. Dies erfolgt auf Basis des hauseigenen Systems und anhand aktueller Verträge.

Um den Einführungsprozess im Haus optimal zu begleiten, sollte ein Hauptregisterverantwort­licher benannt werden. Meist wird dafür ein Mitarbeiter aus dem Hauptamt oder Controlling befähigt oder eine Projektgruppe aus Vertretern verschiedener Fachbereiche gebildet. Empfehlenswert ist es, eine Dienstanweisung für das Vertragsregister zu erlassen. Oftmals hilft es in einer Pilotphase zunächst nur wenige Ämter zu beteiligen. So ist es möglich, erforderliche Änderungen zu entdecken und umzusetzen, bevor die Software verwaltungsübergreifend im Einsatz ist.

Ein ebenso verwaltungsübergreifendes Programm, dessen Einsatz im Zuge der Einführung des Vertragsregisters empfohlen wird, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

 

Eine solche ergänzende Lösung wird für die strukturierte und revisionssichere Ablage der eingescannten Verträge genutzt und kann an ARCHIKART angebunden werden.

Weitere Infos finden Sie in unserem Whitepaper unter:
https://www.archikart.de/vertragsmanagement

  Katja Conrad, Fachberaterin
Tel.: 03574 / 86 955 80
E-Mail: kco[at]archikart.de
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