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Profitipps: Prozesse automatisieren (2/2017)

 

Immer komplexere Abläufe und Aufgaben bestimmen unseren Arbeitsalltag. Neben software­gestützten Fachverfahren ist vor allen Dingen auch die Prozessoptimierung ein weiterer Ansatzpunkt, um Effizienzgewinne zu erzielen. Die in der Software ARCHIKART integrierte Workflowsteuerung unterstützt von einfachen bis zu komplexen Arbeitsprozessen – auch im Bereich Sondernutzung und verkehrsrechtliche Anordnung. Je nach Verfahrenseigenschaften können unterschiedliche Prozessketten angestoßen werden.

Der Workflow wird entsprechend der Verfahrensart und des Verfahrenstyps angelegt. Damit ist sichergestellt, dass für jedes Verfahren die richtigen Schritte ablaufen und die notwendigen Beteiligten einbezogen werden. Im Workflow erfolgt nun die Definition des Verfahrensablaufes anhand einzelner Arbeitsschritte. Letzteren können notwendige Gebührenkalkulationen und Textvorlagen zugeordnet werden. Ist ein Workflow im Bereich der Sondernutzung angelegt, kann dieser beispielsweise bei Antragseingang gestartet werden. Nun werden alle erforderlichen Daten automatisch weiterverarbeitet. Für die Genehmigung werden die festgelegte Textvorlage ausgewählt und die richtigen Gebühren laut Vorgabe integriert. Die Workflowsteuerung setzt dabei die einzelnen Arbeitsschritte automatisiert in Aufgaben um. Ist es im Workflow vorgegeben, kann der Bescheid auch gleich automatisch revisionssicher abgelegt werden.

Sind mehrere Personen an einem Verfahren beteiligt, erhält nach Erledigung eines Arbeitsschrittes der „nächste“ Bearbeiter eine Aufgabe. Ist diese abgearbeitet, wird wiederum das nächste Mitglied in der Kette informiert. Ist beispielsweise im Rahmen einer verkehrsrechtlichen Anordnung eine Sperrung erforderlich, kann im Rahmen des Workflows das Straßenverkehrsamt automatisch benachrichtigt werden. Vertreterregeln sorgen dafür, dass der Prozess auch bei krankheits­bedingtem Ausfall reibungslos weiterläuft. Aufgaben und Termine werden dem Vertreter entsprechend angezeigt. Ein weiteres Highlight in diesem Bereich ist die automatische E-Mailbenachrichtigung. Nach Wunsch versendet ARCHIKART E-Mails an interne oder externe Verfahrensbeteiligte zu Beginn oder nach Erledigung des Verfahrens sowie bei Änderung der Zuständigkeit.

Die Administration der Workflows orientiert sich an bekannten Darstellungsformen. In einem grafischen Modell werden die einzelnen Arbeitsschritte definiert und miteinander verbunden. Aufsplittungen, Schleifen, Und-Oder-Verknüpfungen stehen für komplexe Abläufe zur Verfügung. Für die Entwicklung eines Prozesses wird gern auf verwaltungsübgreifende Prozessplattformen zurückgegriffen, die als Basiskomponenten in einem Bundesland zur Verfügung gestellt werden, so beispielsweise die picture-Prozess­plattform. Mittels XPDL Schnittstelle ist es möglich, die dort definierten Prozesse in ARCHIKART zu importieren, um sie anschließend mit den ARCHIKART Erfordernissen weiter zu untersetzen.

 

  Stefanie Horn, Leiterin Vertrieb
Tel.: 03574 / 46 55 42
E-Mail: sho[at]archikart.de
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