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Mit Strategie zur Einführung eines zentralen Vertragsregisters (3/2017)

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Der Landkreis Elbe-Elster im südlichen Brandenburg nutzt ARCHIKART bereits seit 2007 für die Straßen- und Grundstücksverwaltung sowie für die Landpachtverträge. Seit 2014 erfolgt der Einsatz des ARCHIKART Vertragsregisters. Ziel ist es, rund 3000 Verträge verschiedener Ämter aufzunehmen. Sabine Fladrich, Controllerin, begleitet das Projekt von Beginn an.

Wie kam es dazu, dass ARCHIKART für den Aufbau eines Vertragsregisters eingesetzt wird?

Die zentrale Vertragserfassung erfolgt bei uns seit 2005, die Dienstanweisung dazu trat 2009 in Kraft. Damit sind wir allerdings bezüglich der Auswertung der Verträge ganz schnell an unsere Grenzen gestoßen, da die Verträge nur aufgelistet werden und keine Vertragsdetails ersichtlich sind. Die Möglichkeit, nach bestimmten Kriterien auszuwerten war nur bedingt möglich. Deshalb erfolgte seit 2013 die Suche nach einer Software mit Augenmerk auf die Verwendung in den Fachämtern. Letztendlich fiel die Wahl auf ARCHIKART, da nicht nur die Arbeit mit den Verträgen in den Fachämtern eine Rolle spielte, sondern auch die Möglichkeiten der fachamtübergreifenden Auswertung. Anfang 2014 folgte das erste Beratungsgespräch mit Definition der Ziele. So sollte die Einführung im Landkreis nicht „flächendeckend“, sondern in einzelnen Pilotprojekten erfolgen. Als erstes wurde die EDV ins Boot genommen, im weiteren Verlauf das Gebäudemanagement und das Amt für Jugend, Familie und Bildung. Letztere sind unsere größten Ämter, die außerdem mit der größten Bandbreite an Vertragsarten und -typen arbeiten.

Mit welcher Strategie sind Sie herangegangen?

Sitz des Landkreises in der Stadt Herzberg/Elster

Unsere Auswertungsstrategie forderte von Anfang an eine vernünftige Struktur. Zunächst musste ARCHIKART an die Verwaltungsanforderungen angepasst sowie die Verträge in die von ARCHIKART vorgegebene Systematik eingegeben werden. Die Konfiguration vor Ort gelang innerhalb von zwei Tagen. Zeitaufwändiger wurde es, die vorhandenen Verträge zuzuordnen und passende Vertragstypen zu definieren. Dies dauert bis heute an, denn es gilt, neue Vertragsarten in die vorhandene Systematik einzufügen. Bisher sind so knapp 1000 Verträge erfasst und mit dem Scan im Dokumentenmanagementsystem verknüpft. Es macht jedoch keinen Sinn, nur einzupflegen und dann nicht mehr damit zu arbeiten. Mein Motto ist daher „Weniger und dafür richtig“. Unsere Strategie hat sich bewährt. Heute wird mit den enthaltenen Verträgen gearbeitet und neue werden gleich in ARCHIKART angelegt.

 

Wie gelang die Einführung bei Ihren Mitarbeitern?

Sabine Fladrich ist im Landkreis Elbe-Elster für das Controlling verantwortlich.

Die Mitarbeitermotivation ist für das Gelingen einer Softwareeinführung ganz entscheidend. Es bringt nichts, wenn die Verwaltungsleitungsebene beschließt, eine neue Software einzuführen und die Mitarbeiter dies als zusätzliche Belastung empfinden. Wenn ARCHIKART läuft und die Verträge im System sind, kehrt eine gewisse Routine ein. Alles geht schneller und der Mitarbeiter ist zufrieden. Die Vorarbeit muss aber einkalkuliert werden. Außerdem ist es wichtig zu wissen, dass einmalige Mitarbeiterschulungen in den Abteilungen nicht ausreichen. Denn nach der Erstschulung sind Praxiserfahrungen wichtig. Im Fachamt steht den Mitarbeitern ein Administrator zur Seite. Dieser hält den Kontakt zur EDV und zu mir. Das hat sich sehr gut bewährt, um vor Ort am Praxisbeispiel Probleme zu klären. Bei uns arbeiten rund 35 Personen mit dem ARCHIKART Vertragsregister, davon vier aus der EDV.

Was empfehlen Sie anderen Verwaltungen?

Hat sich eine Verwaltung bisher noch nicht mit der Digitalisierung ihrer Verträge beschäftigt, sollte zunächst eine Dienstanweisung entwickelt werden. Dazu sollten alle Beteiligten mit ins Boot geholt werden, so auch das Controlling und die Finanzverwaltung. Wir machen die Vertragsverwaltung schon jahrelang zentral über das Controlling und wussten, worauf wir achten müssen, als es galt, eine geeignete Software zur Ablösung der damaligen Excel-Tabellen auszuwählen. Software kann toll sein, aber vorher muss klar sein, was gewollt ist. Im Landkreis wird ARCHIKART nur als Vertragserfassungssoftware genutzt. Ich empfehle aber, von Anfang an eine Kopplung vom ARCHIKART Vertrags­management zur jeweiligen Finanzsoftware vorzusehen. So wäre es möglich, die in den Verträgen eingegebenen Kosten gleich in die Buchungen der Finanzsoftware zu übernehmen.

Sabine Fladrich, Controlling
Landkreis Elbe-Elster
E-Mail: sabine.fladrich[at]lkee.de

 

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