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Gemeinde Nünchritz: Nach der Inventur ist vor der Inventur (2/2018)

Die Aufnahme und Pflege aller unserer Inventargüter stellt uns vor große Herausforderungen im Praxisalltag. Sämtliche Veränderungen im beweglichen Anlagevermögen werden durch eine fortlaufende Buchinventur erfasst. Dabei sind wir auf die lückenlose und zeitnahe Zuarbeit der Fachämter und Einrichtungen über alle Inventarzugänge, Umsetzungen und Abgänge angewiesen.

Mit dieser Datenpflege im Gepäck haben wir uns für eine Verwaltung aller Güter mit der Software ARCHIKART und eine Inventur mit der ARCHIKART Mobil-App entschieden. Da die zur Verfügung stehende Personaldecke begrenzt ist, müssen diese Vorgänge effektiv und zeitsparend erfolgen.

Rathaus Nünchritz Foto: Gemeinde Nünchritz

Zu aktuell stattfindenden Folgeinventuren werden die Inventare pro Objekt – dies entspricht dem Inventurgang – in ARCHIKART gefiltert. Per USB-Schnittstelle erfolgt die Übertragung der Daten mit der App Mobil Inventar an ein externes Speichergerät, in unserem Fall ein Tablet. Das geschieht innerhalb von Minuten. Die übersichtliche Menüführung im Tablet zeigt alle Güter dieser Einrichtung mit Barcodes und wichtigen Detailinformationen an. Fehlen Inventare oder sind sie beschädigt, ist es möglich, diese Informationen sofort zu erfassen. Die körperlich vorhandenen Inventare werden nun mit einem Handscanner abgelesen und per Bluetooth an das Tablet geschickt. Anschließend erfolgt die Übertragung der während der Inventur erfassten Informationen in das Stammprogramm. Dort werden sie endgültig bearbeitet.

Im letzten Schritt wird die automatisch erstellte Bestandsliste ausgedruckt und von allen an der Inventur Beteiligten unterschrieben. Anschließend geht es weiter zur nächsten Inventur.

Kathleen Eckelmann, Kämmerei
Gemeinde Nünchritz in Sachsen
E-Mail: kaemmerei[at]nuenchritz.de

 

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