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Stadt Rathenow: Antragsverwaltung nach der Umstellung auf AK 4 (1/2018)

In der Stadtverwaltung Rathenow sind seit 2016 diverse ARCHIKART 4 Anwendungen ämterübergreifend im täglichen Einsatz, unter anderem die Bauantragsverwaltung. Mittels eines umfangreichen Workflows werden hier die organisatorischen Abläufe zwischen den Fachbereichen und Sachgebieten koordiniert sowie elektronisch abgebildet. Diese Aufgabe lässt sich mit ARCHIKART effizient realisieren.

Wie bei jedem anderen Programm erfolgte die Einführung zunächst mit gewissem Aufwand für die EDV und auch Skepsis bei den Nutzern der einzelnen Anwendungen. Zudem fand wegen des grundlegend überarbeiteten Benutzer­konzeptes von ARCHIKART 4 im Vergleich zu ARCHIKART 3 eine umfassende Schulung der Mitarbeiter statt.

Inzwischen funktioniert der Ablauf des Workflows in der Bauantragsverwaltung relativ reibungslos. Die Darstellung der Abläufe in der Anwendung des Workflows in ARCHIKART 4 erscheint verständlicher und transparenter als in der alten ARCHIKART Version 3.

Foto: Stadt Rathenow

Die Antragsbearbeitung erfolgt dabei folgendermaßen. Die eingehenden Bauanträge werden an einem Arbeitsplatz erfasst und eingepflegt sowie die anderen Nutzer mit einer ARCHIKART 4 Übersicht über eine bestehende Beteiligung ihrer Aufgabenfunktion und Fristenüberwachung in die Bearbeitung des Gesamtvorganges eingebunden. Im Anschluss an die Beteiligung der einzelnen für die Stellungnahme der Gemeinde erforderlichen Fachbereiche werden die Beteiligungen an der bauantragsüberwachenden Stelle gebündelt und an die Fachbehörde übermittelt. Damit wird dem Prinzip „Die Daten sollen laufen, nicht die Menschen“ Rechnung getragen.

Weitere Workflows für andere Aufgaben beispielsweise zur ARCHIKART Sondernutzung sind angedacht und in der Planung.

Melanie Gutmacher, SGL Bauverwaltung &
Burkhard Küchler, SGL EDV, Stadt Rathenow
E-Mail: edv[at]stadt-rathenow.de

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