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Stadt Cottbus: Von der Baumkontrolle zum Baumpflegeauftrag (4/2017)

Eine 100.500-Einwohner-Stadt wie Cottbus ist verantwortlich für zahlreiche Bäume. Um dabei den Überblick zu behalten, ist es wichtig, diese zu erfassen. Deshalb hat die Stadt zusammen mit ihrem Eigenbetrieb, dem Kommunalen Rechenzentrum (KRZ) Cottbus 2013 begonnen, ihre Bäume mit der Software ARCHIKART zu verwalten.

Rathaus in Cottbus

Gemeinsam mit der ARCHIKART Software AG wurde zunächst die Eingabe des Leistungskatalogs in Angriff genommen. Nachdem die Struktur aufgebaut und die Aktivitäten den Leistungspositionen zugeordnet wurden, folgte die Verinnerlichung des Prozesses zur Erstellung eines Leistungspools. Die Handhabung vom Dienstleisterauftrag bis zur Abarbeitung der Leistung im Modul Projektaufträge hat sich allen anfänglich schwer erschlossen. Das Ergebnis: Eine individuelle Bild für Bild-Anleitung und die Möglichkeit jederzeit bei der verantwortlichen Anwendungsbetreuerin im KRZ Cottbus nachfragen zu können. Mittlerweile bewirtschaftet die Stadt Cottbus die Bäume der Kitas, Schulen und Brachen mit ARCHIKART 4. Begonnen mit einer kleinen Anzahl von Bäumen werden es täglich mehr. Denn die Neuaufnahmen erfolgen im Rahmen der Baumkontrollen. Inzwischen werden rund 4300 Bäume mit ARCHIKART bewirtschaftet.

Die notwendigen Baumkontrollen erfolgen im Jahresrhythmus oder wenn die Sicherheit nach starken Sturmereignissen zu gewährleisten ist. Dabei läuft die Abarbeitung so ab, dass zunächst die Bäume, die zur Kontrolle anstehen, in die Findenliste geladen und als Dienstleisterauftrag exportiert werden. Dieser Vorgang nimmt etwas Zeit in Anspruch*, deshalb übernimmt die Administratorin diesen Arbeitsschritt und stellt den gepackten Auftrag dem externen Dienstleister auf einem FTP-Server zur Verfügung. Nach erfolgter Kontrolle der Bäume liest die Adminis­tratorin die Dienstleisterdatei wieder ein und informiert die Anwender über die aktualisierten Baumdaten.

Um später entsprechende Baumpflegemaßnahmen beauftragen zu können, erfolgt zunächst anhand der individuellen Baumnummern die Erstellung einer Ergebnisliste aus den zuvor kontrollierten Bäumen. Daraus kann der Anwender die Bäume, die eine Baumpflege benötigen, auswählen und in einen Leistungspool übertragen. Hier besteht die Möglichkeit, solche Maßnahmen zu splitten, um einzelne Leistungen erst später zu beauftragen. Außerdem ist im erstellten Leistungspool eine Überprüfung und eventuelle Korrektur der Leistungsposition direkt möglich. Wünschenswert wären zusätzlich die Kalkula­tionen aus dem Leistungsverzeichnis. Diese Summen sieht der Anwender erst, wenn er einen Druckbericht zum Leistungspool erzeugt.

Über die Softwareanwendung Projektauftrag erfolgt schließlich die Beauftragung der Baum­pflege. Diesen Teil stellte Administratorin Sabine Schulz auf dem diesjährigen Anwendertreffen anlässlich des 25. Geburtstages der Software ARCHIKART in Dresden vor. Dort konnten die Teilnehmer hautnah erfahren, wie aus dem Leistungspool heraus automatisch der Projektauftrag erzeugt und die Leistungspositionen entsprechend der Konfiguration eingefügt werden. Der Anwender kann alle relevanten Daten wie Liegenschaft, Grundstück oder ausführende Firma aus den verknüpften Anwendungen einfügen und über das Workflowpaket die hinterlegten Formulare zur Auftragsvergabe aufrufen und ausdrucken.

Um schließlich auch die Kosten für die Baum­pflege im Blick zu behalten, ist es mit ARCHIKART möglich, ein Jahresbudget anzulegen. Jede beauftragte Baumpflege wird mit diesem Budget verknüpft. So bleiben die Kosten im Blick des Verantwortlichen und es müssen keine separaten Listen geführt werden. Die Mitarbeiter in Cottbus haben dies zu schätzen gelernt.

Fotos dieser Seite: Kommunales Rechenzentrum Cottbus

Ist die Baumpflege und Rechnungslegung durch den Auftragnehmer abgeschlossen, pflegen die Anwender die Rechnungen über das ARCHIKART 4 Rechnungsbuch ein. Direkt am Projekt­auftrag wird dabei das Ausführungsdatum vermerkt und der interne Status vom Anwender auf ‚ausgeführt‘ oder ‚abgenommen‘ gesetzt. Damit ändert sich auch an der Baumkontrolle der Status auf ‚erledigt‘. Einige neue und erweiterte Druckberichte erleichtern den Mitarbeitern die Kontrolle und Übersicht über den Verantwortungsbereich in der Baumverwaltung.
Um die Baumverwaltung mit der Software ARCHI­KART 4 noch effektiver zu gestalten, steht Cottbus als Referenzkunde in engem Kontakt zur ARCHIKART Software AG. Für die Zukunft plant die Stadt Cottbus, auch Straßenbäume mit ARCHIKART zu verwalten.

Sabine Schulz, Anwendungssupport,
Kommunales Rechenzentrum Cottbus
E-Mail: sabine.schulz[at]krz-cottbus.de

* Die Dauer eines Dienstleisterauftrages ist bedingt durch die Anzahl der Bäume und die mitgelieferte Konfiguration (unter anderem durch weiterführende Objektarten wie Flurstücke).

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